Projecten

Stichting Leergeld Drechtsteden wat doen zij precies en waar staan ze voor?

Bob van de Burgt: ‘’Wij zijn een stichting die vanuit een fonds kinderen ondersteunen waarvan de ouders het helaas niet zo breed hebben. Om hen toch te kunnen voorzien van alles wat zij nodig hebben bij hun opleiding zoals studieboeken maar ook sportspullen of contributie voor een sportclub bijvoorbeeld. Zo komen ze toch niks tekort.’’

Wat was voor jullie de reden om hulp bij de IT in te schakelen?

Bob van de Burgt: ‘’Er komen elk jaar helaas meer hulpbehoevenden bij, dat vraagt om meer administratie. Aangezien het systeem nog niet geautomatiseerd was bij ons was een foutje zo gemaakt.’’

‘’Een rapportage aanmaken was veel werk, daar was je wel een hele middag zoet mee. Dat dit nu met een druk op de knop uitgedraaid kan worden is natuurlijk ideaal.

Er is nu een betere aansluiting met de boekhouding ook, voorheen moesten we alles handmatig inboeken. Het was een noodzaak om niet alles meer met de hand te doen maar dit met behulp van een programma te automatiseren ook met het oog op de toekomst om nauwkeuriger te kunnen werken.’’

Wietse Ouwerkerk vertelt: ‘’Stichting Leergeld was op zoek naar een manier om de administratieve last te verminderen en met de huidige bezetting meer kinderen te kunnen helpen. De bestuursvoorzitter was al bekend met Referit en heeft contact met ons opgenomen.

Ze zochten een technische ondersteuning om hun te ondersteunen bij het huidige proces, ze maakten al gebruik van een software maar deze was helaas niet toereikend.’’

Waarom is de keuze op Referit gevallen?

Bob van de Burgt: ‘’Wij zijn vooral gek op de directeur!’’

‘’Iemand uit ons bestuur had al contact met de eigenaar van Referit en had hen aanbevolen om ons te helpen met onze IT. Dit was ter sprake gekomen omdat onze huidige ICT partner niet kon voldoen aan een goede oplossing. Er was meteen een goed gevoel bij de expertise van Referit. De link met Microsoft sprak ons vooral aan omdat ook zij zich regelmatig inzetten voor goede doelen. Ook konden we via Referit gebruik maken van een korting waardoor het voor ons als stichting nog voordeliger was. ‘’

Hoe verliep het project en de overgang naar een nieuw systeem?

Omdat het oorspronkelijke werkproces bij Leergeld was gebaseerd op een ‘handmatige’ verwerking, hebben we eerst samen met Leergeld het volledige proces geanalyseerd, om te kijken hoe dit in een workflow kon worden vormgegeven. Dit hebben we gedaan middels wekelijke sessies, waarom we alle stappen uit hun werkproces hebben uitgediept en in een (deel)workflow hebben getekend. OP basis daarvan zijn we vervolgens aan de slag gegaan met CRM.

Voordat we zijn gestart met implementeren van de workflow in CRM, hebben we eerst de mail gemigreerd naar Office 365. Hiermee was het mogelijk om in CRM ook de rechten voor de gebruikers te koppelen aan hun Office 365 account.

Bob van de Burgt: ‘’De opstart fase naar een nieuw systeem is altijd lastig voor het personeel, ze moeten wennen aan een nieuwe manier van werken en dat kan spannend zijn in het begin. Zo kwamen we er gaandeweg ook achter, na het analyseren van onze werkwijze, dat we zaken altijd op een bepaalde manier uitvoerden, maar dat dit eigenlijk beter op een andere manier kon gebeuren. Zo is het systeem nog efficiënter geworden.  

Natuurlijk zijn er ook veel updates om aan de beveiliging te kunnen voldoen van onze gegevens, wat in onze tak natuurlijk heel belangrijk is.

We werken ook veel met vrijwilligers dus was het van belang om het proces duidelijk in beeld te brengen. Ook om duidelijk te kunnen zien wanneer een taak daadwerkelijk is volbracht. Dit stond in het eerste half jaar van het ontwikkelen van deze oplossing vooral centraal.

Nu komt de klantenportal erbij zodat klanten ook hun eigen gegevens kunnen aanpassen, wat belangrijk is voor accurate gegevens. In de praktijk gebeurt het vaak dat we niet de actuele gegevens hebben in ons systeem we hopen dat deze portal dit probleem verleden tijd maakt.’’

Wietse Ouwerkerk:  ‘’Ik was net bij Referit komen werken en werd meteen op dit project gezet. Ik heb me hier eerst goed in verdiept, daarna gekeken wat de specifieke werkwijze was van Leergeld, de medewerkers hadden allemaal hun eigen taken maar dit was nooit goed vastgelegd. Wij hebben hier een duidelijke structuur in moeten brengen. Tijdens het proces hebben we een taken flow gecreëerd at uiteindelijk veel efficiënter was.’’

Welke tools en programma’s zijn gebruikt voor de opzet?

Vooral de workflow die we voor hen hebben opgezet is een mooi systeem. Vanaf het moment dat een cliënt hulp aanvraagt bij de stichting via een aanmeldformulier op de website gaat het balletje rollen. De gegevens die zij hierbij invoeren worden meteen in het systeem gezet en de medewerkers op kantoor krijgen hiervan een melding. Zodra het dossier van de cliënt compleet is ingevuld wordt er een serie van acties gevolgd van het controleren van het controleren van de gegevens tot aan een huisbezoek, aanvraag en uitkering. Omdat iedereen weer een andere taak heeft binnen de stichting is het een ideaal systeem om in te kunnen zien wanneer een bepaalde stap voltooid is zodat de cliënt gauw gebruik kan maken van de extra financiële steun voor hun kind.

Wietse Ouwerkerk: ‘’Het programma die wij hebben gemaakt draait op Dynamics 365 (CRM), dit loopt via een Office 365 licentie die wij aan Stichting Leergeld Drechtsteden hebben verstrekt. Vanuit CRM maken ze ook gebruik van AFAS Profit.

Ik heb een koppeling  gemaakt tussen beide wat gerealiseerd kon worden dankzij Microsoft Azure Servicebus. De systemen zijn zo gekoppeld zodat ze ook los van elkaar kunnen blijven draaien. Mocht een van de twee programma’s problemen vertonen dan heeft dit geen invloed op de ander. Zodra het programma weer goed draait wordt alles wat in een wachtrij is geplaatst automatisch weer doorgevoerd. Zie het een beetje als Postvak In/Uit, dit garandeert dat er nooit data verloren gaat. Zaken zoals betalingsgegevens, reserveringen en de invoer van nieuwe cliënten wordt 1 op 1 doorgezet.’’

Zijn er hierna nog aanpassingen/uitbreidingen geweest?

Om de overgang zo soepel en makkelijk mogelijk te laten verlopen voor de klant hebben we gaandeweg steeds meer aanpassingen doorgevoerd en geautomatiseerd. Als voorbeeld hiervan : beoordelingsformulieren kunnen gemakkelijk vanuit het systeem worden aangemaakt en naar hun cliënten worden verstuurd. Hierop staat bijvoorbeeld of de aanvraag is goedgekeurd en hoeveel budget er beschikbaar is.

Wietse Ouwerkerk: ‘’We zijn op dit moment bezig met een klantenportal aan te maken, zodat elke cliënt makkelijk in kan loggen om zijn/haar gegevens altijd in te kunnen zien.

We hebben nu in een periode van 4 jaar een systeem op maat kunnen neerzetten wat goed werkt voor de stichting.’’

Hoe bevalt het nieuwe systeem jou en je collega’s Bob?

Bob van de Burgt:  ‘’Ondanks dat het in een begin een uitdaging was om hun aan het nieuwe systeem te introduceren merken ze er nu ook de vele voordelen van. Omdat het een web based applicatie is zitten er veel handigheden in wat voor meer gemak zorgt tijdens het uitvoeren van hun werk. Het is allemaal beter geautomatiseerd dan voorheen.

Doordat het langzaam werd uitgerold wenden de werknemers er met de tijd goed aan. De overgang gaat nooit in een keer goed maar door steeds kleine aanpassingen te maken paste het steeds beter bij ons bedrijf. Ze hoeven zelf minder taken uit te voeren,  brieven versturen, de boekhouding en betalingen uitvoeren werd vroeger allemaal met de hand gedaan.’’

‘’Het maakt niet uit waar in de wereld je bent je kan altijd alles inzien!’’

‘’ Je wordt er zelf ook handiger in,  je kan er hele mooie analyses mee maken. Je hebt een dashboard en met een druk op de knop kan je een mooi overzicht tevoorschijn halen. Dat is echt goud!’’

Wat is het meest positieve resultaat van dit project/wat viel in de positieve zin op aan de samenwerking met Referit?

Bob van de Burgt: ‘’Dat er meegedacht wordt, vooral de service die zij geven is heel fijn en dat ze altijd beschikbaar zijn.

Ze staan ook open voor nieuwe veranderingen als je bijvoorbeeld bij nader inzien bepaalde zaken anders zou willen zien.’’

Wietse Ouwerkerk: ‘’In het begin van het project hebben we veel samen gezeten, dit creëerde een leuke informele sfeer waardoor het makkelijker schakelen was. Dat we hier een vast contactpersoon kunnen aanbieden was heel fijn voor beide partijen om meteen dingen te kunnen regelen zonder teveel tussenpersonen.

Bob was laatst nog hier en gaf aan hoezeer hij het contact op prijs stelt en hoe we altijd proactief meedenken. Dat soort zaken maakt het voor hun een stuk eenvoudiger en prettiger in de samenwerking.’’

Bob van de Burgt: ‘’Referit draagt de stichting een warm hart toe! Ze hebben veel verstand van zaken. Het is mooi als je dat in kan zetten voor je eigen organisatie. Het is een partner waarbij de mensen met twee benen op de grond staan, en dat werkt goed!’’

Het bedrijf Kerry Adco wie zijn zij en wat doen ze precies?

Kerry Adco dient als tussenpersoon tussen de klant en de rederijen en verzorgen het complete proces van export en import van laadadres naar de koper.

Het bedrijf is trots dat zij zich de nummer één provider van logistieke diensten mogen noemen in het continent Azië. Ze werken met uiteenlopende klanten uit de food & beverage, science, automotive, healthcare en fashion & lifestyle om maar een aantal te noemen. En kunnen vracht overal over ter wereld vervoeren.

Joop van Dijk: ‘’We verzorgen alles van a naar b, en via c’’!

Wat was de reden om de hulp van Referit in te schakelen?

Joop van Dijk: ‘’De rederijen met wie we werken leverden elke maand speciale tarieven aan in een aparte Excel sheet. Dit was lastig om administratief gezien goed op orde te houden en was daardoor ook foutgevoelig.’’

Wat was de reden voor de keuze voor Referit?

Joop van Dijk: ‘’Bij Referit begrijpen ze onze taal en ze luisteren goed naar wat precies onze behoeftes en doelen zijn. De uitvoering van de plannen verliep dan ook perfect.’’

Hoe verliep het project?

Joop van Dijk: ‘’Na een aantal persoonlijke gesprekken waarbij we diep ingingen op onze problemen en verbeterpunten hebben we een eerste systeem ontwikkeld. Het doel was om dit systeem net zo makkelijk in gebruik te laten zijn als de zoekmachine van een bekende website om snel de prijzen van vliegtickets te kunnen vinden. Daarna hebben we dit getest met een aantal van onze rederijen. Dit systeem noemen wij hier ook ‘de zoekmachine. ‘’’

Sander Immerzeel vertelt: ‘’De zogenaamde ‘zoekmachine’ maakt een selectie van rederijen en stelt je in staat om meteen een complete offerte aan te maken en als PDF document te verzenden naar een klant. Ook kan in het systeem de status van de offerte gemakkelijk worden aangepast. Ook veranderingen in prijzen kunnen snel aangepast worden. ‘’

De zoekmachine werd in eerste instantie ontwikkeld voor het vervoer van waste, paper en plastic waste en hun vaste vaarroutes. Later zijn de opties in de omgeving uitgebreid door een systeem te ontwikkelen wat hiernaast draait. Rederijen met andere soorten vracht kunnen hier nu ook worden ingevoerd.

Joop: ‘’Door een inkooporder van een opdracht in het systeem aan de rederij te koppelen kan iedereen van het bedrijf zien waar de offerte op gebaseerd is. Het systeem is nu heel helder en transparant, mochten er vragen zijn bij een partij dan kan dit makkelijk worden uitgelegd en kan de lading zonder problemen worden weggeboekt.’’

Sander Immerzeel: ‘’Als een bedrijf belt voor vervoer, stel 3 containers naar China, dan moesten de mensen van Kerry Adco dat regelen. Alle 10 personeelsleden moesten ook in dezelfde sheets werken en deze steeds bijwerken met de actuele gegevens. In eerste instantie was het vooral belangrijk om snel de juiste prijs te kunnen communiceren naar de klant.’’

‘’ De samenwerking met Kerry Adco verliep soepel. We zijn een aantal keer op gesprek geweest om de situatie goed te begrijpen. Vervolgens telefonisch en via e-mail te woord gestaan en begeleid bij het proces. Uiteindelijk hebben we het probleem goed kunnen oplossen door goed door te vragen en eerst onderzoek te doen naar wat past bij het bedrijf.’’

Conclusie: Wat is het meest positieve resultaat van dit project?

Joop van Dijk: ‘’Sneller en accurater kunnen offreren is het belangrijkste.

Verder was de follow up ook heel fijn, we hebben nog een aantal aanpassingen gemaakt aan het systeem en alles werd goed opgepakt en naar onze wensen en eisen opgevolgd.’’

Sander Immerzeel: ‘’De prettige samenwerking resulteert in een tevreden klant.’’