Projecten

Wat was voor Intratuin de reden om hulp te zoeken bij de IT?

Eelco van der Graaf: ‘’Zeven jaar geleden werd ik door een contact benaderd met de vraag of ik een audit zou willen uitvoeren van een offerte die zij van een andere partij hadden ontvangen. Ik had al eerder samengewerkt met deze contactpersoon voor een project bij Hilton Food Group. Hij heeft mij toentertijd aanbevolen bij Intratuin.’’

Leontine, waarom hebben jullie voor Eelco/Referit gekozen?

Leontine Straver: ‘’Eigenlijk bestaat Referit voor ons uit Eelco. Eelco heeft een goed overzicht, echt een helicopterview over alle applicaties. Ik was toen hij voor ons aan de slag ging verantwoordelijk voor een ander deel van de ICT. Ik heb in die periode het Servicebureau en de Servicedesk voor Intratuin opgezet. Nu ben ik sinds een jaar verantwoordelijk voor infra- en applicatiebeheer en heb ik ook direct contact met Eelco. Ik weet eigenlijk al niet meer beter dan dat hij onderdeel uitmaakt van ons team.’’

Leontine Straver: ‘’Eigenlijk bestaat Referit voor ons uit Eelco.”

 

Eelco van der Graaf: ‘’Het was vooral van belang dat het project van Intratuin binnen een bepaald tijdsbestek gerealiseerd zou worden. De vraag was dus of dit in de praktijk ook echt haalbaar zou zijn met het voorstel zoals beschreven in de ontvangen offerte.

Ik heb een assessment geschreven voor Intratuin en een dag na het aanleveren hiervan werd ik uitgenodigd op kantoor. Het was in eerste instantie niet mijn intentie dit project op mij te nemen maar toch werd mij gevraagd dit voor hen uit te voeren, met de vraag of het mij wel binnen de gestelde tijd zou lukken. Gelukkig is dat ook goed gekomen.’’

Wat voor tools zijn ingezet om het tot stand te brengen?

Eelco van der Graaf: ‘’De applicaties binnen de organisatie waren grotendeels al ingericht en zijn vervolgens gekoppeld aan BizTalk. Je moet het zo zien: verschillende applicaties worden met BizTalk verbonden, vervolgens worden alle informatie en processtromen vertaald via BizTalk en worden de processen in de volledige keten geborgd.

Bijvoorbeeld: Als er een order binnenkomt via de webshop, moet de keten van opvolgende acties natuurlijk goed verlopen van bestelling naar levering. Het geheel van acties en alle interne en externe applicaties die hierbij moeten worden betrokken (denk aan leveranciers, ordermanagement en logistiek) wordt in BizTalk geborgd. Het schept kort gezegd orde in de chaos wat een divers landschap aan applicaties en bronnen kan zijn, zodat het proces zonder problemen verloopt. De bedrijfsprocessen zijn geborgd en correcte informatie-uitwisseling wordt gegarandeerd.’’

Zijn er hierna nog aanpassingen of veranderingen geweest in het systeem?

Eelco van der Graaf: ‘’Het systeem is uiteraard doorontwikkeld in de afgelopen jaren. Wanneer de bedrijfsprocessen werden herzien had dit als gevolg dat het weer anders ingericht moet worden.

Als er nieuwe applicaties bijkomen dan moeten deze ook weer worden gekoppeld aan BizTalk. Intratuin is een erg dynamische organisatie en er gebeurt en verandert veel waardoor ik altijd weer opnieuw word uitgedaagd. Zo zijn we op dit moment bezig om bepaalde werknemers bij Intratuin kennis te laten maken met Power BI. Hiermee kunnen ze statistieken bijhouden zoals het aantal websitebezoekers bijvoorbeeld of conversiedoelstellingen. Dit is momenteel nog in de ontwikkelfase.

In de afgelopen jaren is Intratuin uitgegroeid tot een internationale organisatie met vestigingen in België en zijn ze een belangrijke leverancier voor verschillende tuincentra in Duitsland.’’

Leontine Straver: ‘’We werken al heel lang met BizTalk maar het is geleidelijk aan steeds meer uitgebreid. Er zijn elke keer nieuwe interfaces bij gekomen. Tussen de systemen heb je voor elk doel een andere interface, deze moet ook weer apart geschreven worden.  Het applicatielandschap is vergroot naarmate je meer in de keten gaat werken zodat BizTalk overal tussen gezet wordt.’’

Hoe verloopt de samenwerking?

Leontine Straver: ‘’Soms ligt het gehele proces van een stap uit onze keten binnen de business en soms gebruiken we hiervoor applicaties van buitenaf (zoals de cloud) dit moet natuurlijk goed gestroomlijnd werken naast elkaar.

Eelco verzorgd sinds augustus vorig jaar overigens ook aanvullende werkzaamheden voor ons buiten BizTalk om. We hadden een business analist die ziek werd terwijl we middenin de overgang/toevoeging naar e-commerce zaten. Buiten die persoon om wist Eelco alles over al onze bedrijfssystemen. We zaten toen met e-commerce in de knoop, en we wilden binnen een bepaalde tijd live gaan met de webshop. We hebben hem toen gevraagd om het project over te nemen.

Als je bijvoorbeeld in de applicatie voor de PIM (Product Informatie Management) iets aanpast dan moet dit ook gecommuniceerd worden naar alle randsystemen. Er lopen ontzettend veel verschillende systemen door elkaar heen, voor elke stap in de keten is er wel weer een ander systeem wat daarachter zit. Dat communiceert allemaal met elkaar middels BizTalk. BizTalk is de olie tussen alle applicaties in, daarmee koppel je alles aan elkaar.”

Leontine Straver: ‘’BizTalk is de olie tussen alle applicaties in, daarmee koppel je alles aan elkaar.’’

Eelco van der Graaf: ‘’In de afgelopen jaren heb ik intensieve periodes gedurende het uitvoeren van projecten afgewisseld met periodes waarin ik minder op locatie en meer op afstand werkzaamheden heb uitgevoerd. Het contact met de collega’s van de IT-organisatie alsmede vanuit de business is erg goed.

Mijn rol binnen Intratuin is steeds meer een consultancy rol geworden. In eerste instantie beperkte mijn inzet zich vooral tot het verzorgen van het ontwerp, de architectuur en implementatie van de BizTalk-inrichting. In de loop der tijd ben ik bij steeds meer zaken betrokken geraakt en geef ik momenteel ad interim invulling aan de business architect rol.

We zijn in een continu proces bezig de inrichting van het IT-landschap te verbeteren, zodat de business zo goed mogelijk gefaciliteerd wordt. Wij kunnen hen ook de flexibiliteit bieden om snel in te kunnen springen op de laatste ontwikkelingen.’’

Leontine, hoe was de begeleiding vanuit Referit/van Eelco?

Leontine Straver: ‘’Eelco is iemand die een goede vertaalslag kan maken tussen de business en de systemen. Die vertaalslag vanuit de behoefte uit de business en hoe hij dit met behulp van BizTalk aan elkaar knoopt is fantastisch.’’

Wat is het meest positieve resultaat van dit project?

Eelco van der Graaf: ‘’Er zijn binnen Intratuin inmiddels veel projecten geweest op verschillende vlakken binnen de organisatie. Inmiddels loop ik al 7 jaar mee en vanuit de business en IT wordt er altijd veel waardering getoond. Ik heb het altijd erg naar mijn zin bij Intratuin en voel me er heel erg thuis.

Je moet een business kunnen garanderen dat de processen goed werken en het IT landschap er goed op aansluit. Met het uitvoeren van diverse projecten zijn we steeds beter in staat alle processen in zijn geheel te borgen.‘’

Leontine Straver: ‘’Wat ik persoonlijk ook erg fijn vind is dat we via een monitoring tool meteen een melding via onze Servicedesk binnen krijgen. Zo kan er meteen aan een oplossing worden gewerkt. Ook heb je meteen inzichtelijk waar in de keten de fout zit.’’

Wat viel het meeste op aan de samenwerking met Referit?

Leontine Straver: ‘’Eelco is voor ons Referit en Referit is Eelco. Wij bij Intratuin zien hem niet meer als  iemand van een externe club en hij is zo’n beetje onderdeel van het meubilair geworden. Eelco is iemand met een Intratuin hart. Hij is iemand die kijkt naar de behoeften van het bedrijf.

Op het moment dat een leverancier alleen maar voor eigenbelang gaat dan is het evenwicht weg en dat werkt niet naar verloop van tijd. Eelco was direct de persoon waarvan we vonden dat hij een goed totaaloverzicht had over alle applicaties. Inmiddels spendeert hij dan ook meerdere uurtjes buiten BizTalk om Intratuin nog verder op weg te helpen. Als je met een keten werkt is het van belang dat alles ook goed door de keten heen gaat. Als alles goed ingericht is kan het gehele proces soepel verlopen’’

Leontine Straver: ‘’Als je met een keten werkt is het van belang dat alles ook goed door de keten heen gaat. Als alles goed ingericht is kan het gehele proces soepel verlopen’’

Wat was de reden om hulp bij de ICT/ beveiliging in te schakelen?

Leon den Braber: ‘’Wij zijn als bedrijf graag gefocust op onze core business, ons team bestaat alleen uit consultants. Verder besteden wij zo veel mogelijk uit, van onze ICT tot aan de administratie.’’

Marco Janse: ‘’Ik heb zelf het initiatief genomen Finext te benaderen om de potentiële bedreigingen en problemen bij hen aan te kaarten met betrekking tot beveiliging. Ze werkten al met een versie van Intune, de nieuwe versie hiervan zou echter meer geschikt zijn voor Finext, deze werkt beter in combinatie met Windows 10. Het heeft veel meer opties dan de oude versie ook met het oog op de GDPR wetgeving die eraan komt.”

Met Intune heb je een goed overzicht over welke apparaten allemaal aangesloten zijn, zoals alle laptops en mobiele apparaten die er in de omloop zijn. Als je geen goed overzicht hebt van hoe deze zijn beveiligd weet je ook niet of je data buiten de organisatie wordt verspreid of niet. Ook kun je niet zelf bepalen hoe je data wordt beheerd.

Marco Janse: ”De oude Intune versie stond maar op een aantal laptops hierdoor kreeg je geen accurate statusrapporten van alle laptops (zoals bijvoorbeeld van laptops die langere tijd niet actief waren). Nieuwe laptops worden nu meteen toegevoegd aan Intune, zodat je altijd een actueel overzicht hebt. Dit gebeurde vroeger handmatig, niet elke gebruiker meldde zich aan waardoor het al snel onoverzichtelijk werd en geen reëel beeld gaf van alle gebruikers.’’

Wat waren bij Finext de grootste zorgen?

Marco Janse: ‘’In het geval van diefstal of het verliezen van een apparaat, wist je niet of deze wel afdoende beveiligd was. Met Intune kun je voorwaarden doorvoeren zoals het automatisch versleutelen van alle documenten. Het versleutelen gaat via Bitlocker, de medewerkers krijgen een melding wanneer ze dit nog niet hebben geconfigureerd en dus niet voldoen aan het beleid.

Op moment van schrijven moet er nog een klein percentage gekoppeld worden. Veel medewerkers zijn vaak gedetacheerd bij klanten dus het duurde even voordat iedereen helemaal up to date was. Sommige medewerkers werkten bijvoorbeeld nog met Windows 7 of hadden hun laptop een tijd niet gebruikt en dus updates gemist. Eerst moesten alle (mobiele) werkplekken up to date worden gebracht voordat er een koppeling met de organisatie en Intune kon worden gerealiseerd.”

Leon den Braber: ‘’Met de nieuwe AVG die eraan komt, moeten wij ook als bedrijf goed voorbereid zijn, dat telde zwaar mee in onze beslissing om het serieus aan te pakken. Er was binnen ons bedrijf een grote diversiteit aan apparaten ontstaan doordat iedere werknemer zijn eigen apparaat aanschaft. Zo kan het dus gebeuren dat onze werknemers een laptop of telefoon zowel zakelijk als privé gebruiken. Ook is er geen verplichting voor het type apparaten. Het soort besturingssystemen dat gebruikt wordt loopt dus ook erg uiteen.

We werken veel met financiële bedrijven dus mag er echt geen data op straat komen te liggen. Met Intune hoopten we een veilige en georganiseerde omgeving te kunnen creëren terwijl we toch de identiteit van ons bedrijf kunnen behouden.’’

 

Leon den Braber: ”Met de nieuwe AVG die eraan komt, moeten wij ook als bedrijf goed voorbereid zijn”

Marco Janse: ‘’Momenteel werken we aan het beleid binnen de organisatie en moet het juiste toegangsniveau worden bepaald voor gebruikers, mochten er ook vertrouwelijke documenten en mappen zijn waar niet iedereen toegang voor krijgt. De mobiele apparaten zoals zakelijke telefoons moeten nog worden toegevoegd aan Intune, naast alle laptops die al aangemeld zijn.

Ook hebben we afgelopen maand Multifactor Authenticatie ingesteld bij alle gebruikers. Hiermee is altijd een tweede factor nodig om te kunnen authentiseren, zoals bijvoorbeeld een SMS of een app op een smartphone waarmee ze hun identiteit met een extra stap moeten bevestigen bij het inloggen.’’

Hoe verliep dit project?

Marco Janse : ‘’Eerst hebben we een inventarisatie gedaan van wie er nog werkte met de verouderde Intune versie en wie niet.

Vervolgens hebben we gecommuniceerd naar alle medewerkers dat er binnenkort een overgang plaats zou vinden en hebben we alle stappen hierin omschreven.

Als voorbereiding voor de uitrol hebben we de nieuwe Intune omgeving ingericht en hierin bepaalde beleidscontroles verwerkt. Ieder apparaat dat gekoppeld is moet hierdoor aan bepaalde eisen voldoen.

Daarna hebben we de medewerkers begeleid rondom het nieuwe systeem en eventuele problemen verholpen.

Alle niches binnen Finext hebben een eigen ICT-verantwoordelijke. Zij hebben een pilot gehad van de nieuwe Intune en vervolgens is er een mail met acties verstuurd die voor, tijdens en na de overgang op de juiste manier uitgevoerd moeten worden. Alle ICT-verantwoordelijken krijgen om de zoveel tijd een update met informatie over de gebruikers en wat er nog moet gebeuren. Inmiddels zijn vrijwel alle medewerkers al goed gekoppeld.’’

Leon den Braber: ‘’Referit is al langer onze leverancier en beheert onze IT-omgeving. Toen er sprake was van een nieuwe versie van Intune waren we het samen eens geworden dat deze noodzakelijk was voor ons bedrijf.  We zijn begin dit jaar begonnen met de uitrol en nu zijn we bezig om de laatste zaken te regelen. In totaal zijn we met 150 man dus dit is redelijk snel geregeld allemaal.’’

Welke tools en apps worden er gebruikt om dit project tot stand te brengen?

Marco Janse: ‘’Intune is een programma voor werkplekbeheer, hieronder vallen laptops, telefoons, en alle andere apparaten binnen de organisatie. Deze kun je managen, op afstand beheren en voorzien van het actuele beleid van de organisatie. Zo kun je onder andere encryptie van het apparaat en diens documenten of updates doorvoeren. Je kunt een grote feature update bijvoorbeeld ook in fases doorvoeren zodat het wat soepeler verloopt wat handig kan zijn bij een groter bedrijf.

Beveiligingsupdates worden meteen doorgestuurd naar alle gebruikers. Ook antivirus beleid en monitoring is mogelijk. Met Windows 10, Android en iOS kun je er verreweg het meeste uit halen qua opties. Allerlei handelingen die voor het bedrijf belangrijk zijn kunnen geregeld worden dankzij Intune.

Privédata kan overigens niet worden ingezien en alle gebruikers krijgen een melding van wat Intune wel en niet in kan zien en beheren.

Mocht het nu zo zijn dat een gebruiker achterloopt met updates dan kan het gebeuren dat er een beperkte toegang is tot bedrijfsapplicaties en -data zodat je organisatie geen gevaar loopt.

In het geval van diefstal en het verliezen van je apparaat, kun je deze op afstand wissen. Zodra er verbinding wordt gemaakt met het internet, wordt alle data op afstand gewist. Ook zijn alle gegevens al versleuteld zodat zelfs een geavanceerde hacker niets met de bestanden op de laptop of telefoon kan.

Voor 25 mei wordt er nog gekeken naar vervolgstappen qua beleidsmaatregelen. Er zijn veel mogelijkheden, maar dit is wel afhankelijk van de belangen en het beleid van Finext. Hierin heeft Referit vooral een adviserende rol. Uiteindelijk bepaalt de klant natuurlijk altijd het beleid.

Intune en Multifactor zijn standaard al een onderdeel van Office 365 en Enterprise Mobility & Security.’’

Wat is het meest positieve resultaat van dit project?

Leon den Braber: ‘’Het systeem werkt goed, we hebben tot nu toe geen problemen ondervonden, dus dan kan je concluderen dat het werkt. Het gevoel van zekerheid en dat je geen boetes riskeert is een fijn gevoel. Zo kunnen wij als bedrijf goed voorbereid de nieuwe regelgeving in gaan. Ons ”Bring your own device” principe kan risicovol zijn, dus het is goed dat dit nu gereguleerd is.’’

Marco Janse: ‘’Alles is weer opnieuw bekeken en beveiligd. Het persoonlijke contact met de medewerkers was ook heel fijn om hun goed het belang van de beveiligingsmaatregelen uit te leggen. En waarom deze verandering noodzakelijk was.’’

Hoe was de overgang voor het personeel?

Leon den Braber: ‘’Voor het grootste gedeelte ging de overgang vrij soepel, af en toe waren er technische issues of waren de instructies nog niet helemaal duidelijk voor onze collega’s. Alle ICT-verantwoordelijken van de verschillende afdelingen hebben de rest van onze collega’s geholpen met de overgang. Als zij er niet helemaal uitkwamen dan werd de persoon in kwestie in contact gebracht met Marco om het op te lossen.’’

Wat komt er nog aan?

Marco Janse: ‘’Het beleid zal regelmatig getoetst worden en zowel Intune als nieuwe Windows versies krijgen vaak nieuwe features. Zodoende kan je proactief beheer uitvoeren om deze features weer toe te voegen of wijzigingen door te voeren.

Op dit moment blijf ik hen vooral adviseren rondom alle nieuwe ontwikkelingen in de beveiliging en de voordelen hiervan voor het bedrijf. Ook maak ik de rapportages aan, zodat Leon en de ICT verantwoordelijken van Finext elke week een overzicht hebben van alle gebruikers en wat er nog moet gebeuren.

Ook moeten er nog procedures worden aangepast, zoals voor medewerkers die in en uit dienst gaan. Om deze procedures goed te laten verlopen kunnen we bijvoorbeeld werken aan een standaard informatiepakket, dat de nieuwe medewerkers ontvangen over hoe ze aan de slag kunnen gaan met Intune. Hierdoor moeten de processen binnen het bedrijf ook meegaan met deze veranderingen.’’

Leon, wat vinden jullie het meest opvallen uit de samenwerking met Referit?

Leon den Braber:  ‘’Korte lijnen en ze hebben duidelijk verstand van zaken! De directe benadering en toegankelijkheid is heel fijn, je hebt meteen de juiste persoon aan de lijn en je weet wat je aan ze hebt.

Binnen een redelijk korte termijn is alles goed geregeld door Referit. Wij als bedrijf zijn redelijk ongestructureerd en chaotisch. We hebben alle instructies via Referit in normale mensentaal gekregen zodat alles toch duidelijk was voor ons. En zodoende orde in onze ”chaos” kunnen scheppen. Het is fijn dat we er altijd samen uitkomen, we kunnen voor elk probleem bij Referit terecht en ik heb nog nooit meegemaakt dat we iets niet hebben kunnen oplossen.’’

Leon den Braber: ”Het is fijn dat we er altijd samen uitkomen, we kunnen voor elk probleem bij Referit terecht en ik heb nog nooit meegemaakt dat we iets niet hebben kunnen oplossen.’’

Conclusie

Marco Janse: ”Er is nu binnen het bedrijf meer bewustwording gekomen over de risico’s van dataverlies en de gevolgen hiervan voor de organisatie en eventuele betrokken partijen. Dat is op zichzelf al een enorme stap in de goede richting en zorgt ook voor veel begrip rondom de overgang. En er zijn daadwerkelijk stappen gemaakt op het gebied van de bedrijfsinformatie (en die van de klanten van Finext).”

Stichting Leergeld Drechtsteden wat doen zij precies en waar staan ze voor?

Bob van de Burgt: ‘’Wij zijn een stichting die vanuit een fonds kinderen ondersteunen waarvan de ouders het helaas niet zo breed hebben. Om hen toch te kunnen voorzien van alles wat zij nodig hebben bij hun opleiding zoals studieboeken maar ook sportspullen of contributie voor een sportclub bijvoorbeeld. Zo komen ze toch niks tekort.’’

Wat was voor jullie de reden om hulp bij de IT in te schakelen?

Bob van de Burgt: ‘’Er komen elk jaar helaas meer hulpbehoevenden bij, dat vraagt om meer administratie. Aangezien het systeem nog niet geautomatiseerd was, was bij ons een foutje zo gemaakt. Een rapportage aanmaken was veel werk, daar was je wel een hele middag zoet mee. Dat dit nu met een druk op de knop uitgedraaid kan worden is natuurlijk ideaal.’’

Bob van de Burgt: ‘’Een rapportage aanmaken was veel werk, daar was je wel een hele middag zoet mee. Dat dit nu met een druk op de knop uitgedraaid kan worden is natuurlijk ideaal.”

Er is nu een betere aansluiting met de boekhouding ook, voorheen moesten we alles handmatig inboeken. Het was een noodzaak om niet alles meer met de hand te doen maar dit met behulp van een programma te automatiseren ook met het oog op de toekomst om nauwkeuriger te kunnen werken.’’

Wietse Ouwerkerk vertelt: ‘’Stichting Leergeld was op zoek naar een manier om de administratieve last te verminderen en met de huidige bezetting meer kinderen te kunnen helpen. De bestuursvoorzitter was al bekend met Referit en heeft contact met ons opgenomen.

Ze zochten een technische ondersteuning om hun te ondersteunen bij het huidige proces, ze maakten al gebruik van een software maar deze was helaas niet toereikend.’’

Waarom is de keuze op Referit gevallen?

Bob van de Burgt: ‘’Wij zijn vooral gek op de directeur!’’

Bob van de Burgt: ‘’Wij zijn vooral gek op de directeur! Iemand uit ons bestuur had al contact met de eigenaar van Referit en had hen aanbevolen om ons te helpen met onze IT. Dit was ter sprake gekomen omdat onze huidige ICT partner niet kon voldoen aan een goede oplossing. Er was meteen een goed gevoel bij de expertise van Referit. De link met Microsoft sprak ons vooral aan omdat ook zij zich regelmatig inzetten voor goede doelen. Ook konden we via Referit gebruik maken van een korting waardoor het voor ons als stichting nog voordeliger was. ‘’

Hoe verliep het project en de overgang naar een nieuw systeem?

Omdat het oorspronkelijke werkproces bij Leergeld was gebaseerd op een ‘handmatige’ verwerking, hebben we eerst samen met Leergeld het volledige proces geanalyseerd, om te kijken hoe dit in een workflow kon worden vormgegeven. Dit hebben we gedaan middels wekelijke sessies, we hebben alle stappen uit hun werkproces uitgediept en in een (deel)workflow uitgetekend. Op basis daarvan zijn we vervolgens aan de slag gegaan met CRM.

Voordat we zijn gestart met implementeren van de workflow in CRM, hebben we eerst de mail gemigreerd naar Office 365. Hiermee was het mogelijk om in CRM ook de rechten voor de gebruikers te koppelen aan hun Office 365 account.

Bob van de Burgt: ‘’De opstart fase naar een nieuw systeem is altijd lastig voor het personeel, ze moeten wennen aan een nieuwe manier van werken en dat kan spannend zijn in het begin. Zo kwamen we er gaandeweg ook achter, na het analyseren van onze werkwijze, dat we zaken altijd op een bepaalde manier uitvoerden, maar dat dit eigenlijk beter op een andere manier kon gebeuren. Zo is het systeem nog efficiënter geworden.  

Natuurlijk zijn er ook veel updates om aan de beveiliging te kunnen voldoen van onze gegevens, wat in onze tak natuurlijk heel belangrijk is.

We werken ook veel met vrijwilligers dus was het van belang om het proces duidelijk in beeld te brengen. Ook om duidelijk te kunnen zien wanneer een taak daadwerkelijk is volbracht. Dit stond in het eerste half jaar van het ontwikkelen van deze oplossing vooral centraal.

Nu komt de klantenportal erbij zodat klanten ook hun eigen gegevens kunnen aanpassen, wat belangrijk is voor accurate gegevens. In de praktijk gebeurt het vaak dat we niet de actuele gegevens hebben in ons systeem we hopen dat deze portal dit probleem verleden tijd maakt.’’

Wietse Ouwerkerk:  ‘’Ik was net bij Referit komen werken en werd meteen op dit project gezet. Ik heb me hier eerst goed in verdiept, daarna gekeken wat de specifieke werkwijze was van Leergeld, de medewerkers hadden allemaal hun eigen taken maar dit was nooit goed vastgelegd. Wij hebben hier een duidelijke structuur in moeten brengen. Tijdens het proces hebben we een taken flow gecreëerd die uiteindelijk veel efficiënter was.’’

Welke tools en programma’s zijn gebruikt voor de opzet?

Vooral de workflow die we voor hen hebben opgezet is een mooi systeem. Vanaf het moment dat een cliënt hulp aanvraagt bij de stichting via een aanmeldformulier op de website gaat het balletje rollen. De gegevens die zij hierbij invoeren worden meteen in het systeem gezet en de medewerkers op kantoor krijgen hiervan een melding. Zodra het dossier van de cliënt compleet is ingevuld wordt er een serie van acties gevolgd van het controleren van de gegevens tot aan een huisbezoek, aanvraag en uitkering. Omdat iedereen weer een andere taak heeft binnen de stichting is het een ideaal systeem om in te kunnen zien wanneer een bepaalde stap voltooid is zodat de cliënt gauw gebruik kan maken van de extra financiële steun voor hun kind.

Wietse Ouwerkerk: ‘’Het programma die wij hebben gemaakt draait op Dynamics 365 (CRM), dit loopt via een Office 365 licentie die wij aan Stichting Leergeld Drechtsteden hebben verstrekt. Vanuit CRM maken ze ook gebruik van AFAS Profit.

Ik heb een koppeling  gemaakt tussen beide wat gerealiseerd kon worden dankzij Microsoft Azure Servicebus. De systemen zijn zo gekoppeld zodat ze ook los van elkaar kunnen blijven draaien. Mocht een van de twee programma’s problemen vertonen dan heeft dit geen invloed op de ander. Zodra het programma weer goed draait wordt alles wat in een wachtrij is geplaatst automatisch weer doorgevoerd. Zie het een beetje als Postvak In/Uit, dit garandeert dat er nooit data verloren gaat. Zaken zoals betalingsgegevens, reserveringen en de invoer van nieuwe cliënten wordt 1 op 1 doorgezet.’’

Zijn er hierna nog aanpassingen/uitbreidingen geweest?

Om de overgang zo soepel en makkelijk mogelijk te laten verlopen voor de klant hebben we gaandeweg steeds meer aanpassingen doorgevoerd en geautomatiseerd. Als voorbeeld hiervan : beoordelingsformulieren kunnen gemakkelijk vanuit het systeem worden aangemaakt en naar hun cliënten worden verstuurd. Hierop staat bijvoorbeeld of de aanvraag is goedgekeurd en hoeveel budget er beschikbaar is.

Wietse Ouwerkerk: ‘’We zijn op dit moment bezig met een klantenportal aan te maken, zodat elke cliënt makkelijk in kan loggen om zijn/haar gegevens altijd in te kunnen zien.

We hebben nu in een periode van 4 jaar een systeem op maat kunnen neerzetten wat goed werkt voor de stichting.’’

Hoe bevalt het nieuwe systeem jou en je collega’s Bob?

Bob van de Burgt:  ‘’Ondanks dat het in een begin een uitdaging was om hun aan het nieuwe systeem te introduceren merken ze er nu ook de vele voordelen van. Omdat het een web based applicatie is zitten er veel handigheden in wat voor meer gemak zorgt tijdens het uitvoeren van hun werk. Het is allemaal beter geautomatiseerd dan voorheen.

Doordat het langzaam werd uitgerold wenden de werknemers er met de tijd goed aan. De overgang gaat nooit in een keer goed maar door steeds kleine aanpassingen te maken paste het steeds beter bij ons bedrijf. Ze hoeven zelf minder taken uit te voeren,  brieven versturen, de boekhouding en betalingen uitvoeren werd vroeger allemaal met de hand gedaan.’’

Bob van de Burgt: ‘’Het maakt niet uit waar in de wereld je bent je kan altijd alles inzien!’’

‘’ Het maakt niet uit waar in de wereld je bent je kan altijd alles inzien! Je wordt er zelf ook handiger in,  je kan er hele mooie analyses mee maken. Je hebt een dashboard en met een druk op de knop kan je een mooi overzicht tevoorschijn halen. Dat is echt goud!’’

Wat is het meest positieve resultaat van dit project/wat viel in de positieve zin op aan de samenwerking met Referit?

Bob van de Burgt: ‘’Dat er meegedacht wordt, vooral de service die zij geven is heel fijn en dat ze altijd beschikbaar zijn.

Ze staan ook open voor nieuwe veranderingen als je bijvoorbeeld bij nader inzien bepaalde zaken anders zou willen zien.’’

Wietse Ouwerkerk: ‘’In het begin van het project hebben we veel samen gezeten, dit creëerde een leuke informele sfeer waardoor het makkelijker schakelen was. Dat we hier een vast contactpersoon kunnen aanbieden was heel fijn voor beide partijen om meteen dingen te kunnen regelen zonder teveel tussenpersonen.

Bob was laatst nog hier en gaf aan hoezeer hij het contact op prijs stelt en hoe we altijd proactief meedenken. Dat soort zaken maakt het voor hun een stuk eenvoudiger en prettiger in de samenwerking.’’

Bob van de Burgt: ‘’Referit draagt de stichting een warm hart toe! Ze hebben veel verstand van zaken. Het is mooi als je dat in kan zetten voor je eigen organisatie. Het is een partner waarbij de mensen met twee benen op de grond staan, en dat werkt goed!’’

Het bedrijf Kerry Adco wie zijn zij en wat doen ze precies?

Kerry Adco dient als tussenpersoon tussen de klant en de rederijen en verzorgen het complete proces van export en import van laadadres naar de koper.

Het bedrijf is trots dat zij zich de nummer één provider van logistieke diensten mogen noemen in het continent Azië. Ze werken met uiteenlopende klanten uit de food & beverage, science, automotive, healthcare en fashion & lifestyle om maar een aantal te noemen. En kunnen vracht overal over ter wereld vervoeren.

Joop van Dijk: ‘’We verzorgen alles van a naar b, en via c’’!

Wat was de reden om de hulp van Referit in te schakelen?

Joop van Dijk: ‘’De rederijen met wie we werken leverden elke maand speciale tarieven aan in een aparte Excel sheet. Dit was lastig om administratief gezien goed op orde te houden en was daardoor ook foutgevoelig.’’

Wat was de reden voor de keuze voor Referit?

Joop van Dijk: ‘’Bij Referit begrijpen ze onze taal en ze luisteren goed naar wat precies onze behoeftes en doelen zijn. De uitvoering van de plannen verliep dan ook perfect.’’

Hoe verliep het project?

Joop van Dijk: ‘’Na een aantal persoonlijke gesprekken waarbij we diep ingingen op onze problemen en verbeterpunten hebben we een eerste systeem ontwikkeld. Het doel was om dit systeem net zo makkelijk in gebruik te laten zijn als de zoekmachine van een bekende website om snel de prijzen van vliegtickets te kunnen vinden. Daarna hebben we dit getest met een aantal van onze rederijen. Dit systeem noemen wij hier ook ‘de zoekmachine. ‘’’

Sander Immerzeel vertelt: ‘’De zogenaamde ‘zoekmachine’ maakt een selectie van rederijen en stelt je in staat om meteen een complete offerte aan te maken en als PDF document te verzenden naar een klant. Ook kan in het systeem de status van de offerte gemakkelijk worden aangepast. Ook veranderingen in prijzen kunnen snel aangepast worden. ‘’

De zoekmachine werd in eerste instantie ontwikkeld voor het vervoer van waste, paper en plastic waste en hun vaste vaarroutes. Later zijn de opties in de omgeving uitgebreid door een systeem te ontwikkelen wat hiernaast draait. Rederijen met andere soorten vracht kunnen hier nu ook worden ingevoerd.

Joop: ‘’Door een inkooporder van een opdracht in het systeem aan de rederij te koppelen kan iedereen van het bedrijf zien waar de offerte op gebaseerd is. Het systeem is nu heel helder en transparant, mochten er vragen zijn bij een partij dan kan dit makkelijk worden uitgelegd en kan de lading zonder problemen worden weggeboekt.’’

Joop van Dijk: ”Het systeem is nu heel helder en transparant.”

Sander Immerzeel: ‘’Als een bedrijf belt voor vervoer, stel 3 containers naar China, dan moesten de mensen van Kerry Adco dat regelen. Alle 10 personeelsleden moesten ook in dezelfde sheets werken en deze steeds bijwerken met de actuele gegevens. In eerste instantie was het vooral belangrijk om snel de juiste prijs te kunnen communiceren naar de klant.’’

‘’ De samenwerking met Kerry Adco verliep soepel. We zijn een aantal keer op gesprek geweest om de situatie goed te begrijpen. Vervolgens telefonisch en via e-mail te woord gestaan en begeleid bij het proces. Uiteindelijk hebben we het probleem goed kunnen oplossen door goed door te vragen en eerst onderzoek te doen naar wat past bij het bedrijf.’’

Conclusie: Wat is het meest positieve resultaat van dit project?

Joop van Dijk: ‘’Sneller en accurater kunnen offreren is het belangrijkste.

Verder was de follow up ook heel fijn, we hebben nog een aantal aanpassingen gemaakt aan het systeem en alles werd goed opgepakt en naar onze wensen en eisen opgevolgd.’’

Sander Immerzeel: ‘’De prettige samenwerking resulteert in een tevreden klant.’’