Kerry Logistics
Wanneer je nog werkt met Excel sheets en handmatige acties is een fout gauw gemaakt. Tel daar vele klanten bij op en je begrijpt waarom orde en correcte data van belang is. Dat was precies waar Kerry Logistics hulp voor inschakelde. De wens was een correct en up-to-date bestand met de laatste tarieven van rederijen om zo eenvoudig offertes aan te maken en te versturen. Referit leverde een online portal met ‘zoekmachine’ functie, waarin alle tarieven eenvoudig opgezocht kunnen worden. Inkooporders worden gekoppeld aan de juiste rederij. Het resultaat? Een helder, vlot en transparant systeem. Waarin ladingen zonder problemen kunnen worden weggeboekt. Dit leidt ook tot tevreden klanten.
Joop van Dijk is Director Seafreight bij Kerry Logistics, Sander Immerzeel is IT specialist bij Referit.
We verzorgen alles van a naar b, en via c’!
Joop van Dijk - Kerry Logistics
wat was de reden om hulp in te schakelen?
Joop: “De rederijen met wie we werken leverden elke maand speciale tarieven aan in een aparte Excel sheet. Dit was lastig om administratief gezien goed op orde te houden en was daardoor ook foutgevoelig.”
waarom is er gekozen voor Referit?
Joop: “Bij Referit begrijpen ze onze taal en ze luisteren goed naar wat precies onze behoeftes en doelen zijn. De uitvoering van de plannen verliep dan ook perfect.”
hoe verliep het project?
Joop: “Na een aantal persoonlijke gesprekken waarbij we diep ingingen op onze problemen en verbeterpunten hebben we een eerste systeem ontwikkeld. Het doel was om dit systeem net zo makkelijk in gebruik te laten zijn als de zoekmachine van een bekende website om snel de prijzen van vliegtickets te kunnen vinden. Daarna hebben we dit getest met een aantal van onze rederijen. Dit systeem noemen wij hier ook ‘de zoekmachine’.”
Sander: “De zogenaamde ‘zoekmachine’ maakt een selectie van rederijen en stelt je in staat om meteen een complete offerte aan te maken en als PDF-document te verzenden naar een klant. Ook kan in het systeem de status van de offerte gemakkelijk worden aangepast. Ook veranderingen in prijzen kunnen snel aangepast worden.”
opties uitbreiden.
“De zoekmachine werd in eerste instantie ontwikkeld voor het vervoer van waste, paper en plastic waste en hun vaste vaarroutes. Later zijn de opties in de omgeving uitgebreid door een systeem te ontwikkelen wat hiernaast draait. Rederijen met andere soorten vracht kunnen hier nu ook worden ingevoerd.” Het ontwikkelen van op maat gemaakte applicaties zorgt zo voor aanzienlijke tijdbesparing, door het automatiseren van handmatig werk.
Joop: “Door een inkooporder van een opdracht in het systeem aan de rederij te koppelen kan iedereen van het bedrijf zien waar de offerte op gebaseerd is. Het systeem is nu heel helder en transparant, mochten er vragen zijn bij een partij dan kan dit makkelijk worden uitgelegd en kan de lading zonder problemen worden weggeboekt.”
Het systeem is nu heel helder en transparant.
Joop van Dijk - Kerry Logistics
Sander: “Als een bedrijf belt voor vervoer, stel 3 containers naar China, dan moesten de mensen van Kerry Logistics dat regelen. Alle 10 personeelsleden moesten ook in dezelfde sheets werken en deze steeds bijwerken met de actuele gegevens. In eerste instantie was het vooral belangrijk om snel de juiste prijs te kunnen communiceren naar de klant.”
hoe verliep de samenwerking?
“De samenwerking met Kerry Logistics verliep soepel. We zijn een aantal keren op gesprek geweest om de situatie goed te begrijpen. Vervolgens telefonisch en via e-mail te woord gestaan en begeleid bij het proces. Uiteindelijk hebben we het probleem goed kunnen oplossen door goed door te vragen en eerst onderzoek te doen naar wat past bij het bedrijf.”
wat is het meest positieve resultaat van dit project?
Joop: “Sneller en accurater kunnen offreren is het belangrijkste. Verder was de follow up ook heel fijn, we hebben nog een aantal aanpassingen gemaakt aan het systeem en alles werd goed opgepakt en naar onze wensen en eisen opgevolgd.”
Sander: De prettige samenwerking resulteert in een tevreden klant.