EW Facility Services

Over EW Facility Services

‍EW bestaat nu zo’n 30 jaar en heeft een prachtig scala aan opdrachtgevers. Van alle Holland Casino’s, tot aan Rotterdam The Hague Airport,  De Nederlandsche Bank en Rijksuniversiteit Groningen. Naast hotelschoonmaak hebben ze ook andere portefeuilles, zoals op het gebied van zorg, ziekenhuizen, instituten en kantooromgevingen. Ze hebben gemiddeld 3500 medewerkers in dienst, met uitschieters in de zomer tot 4500. Ze zetten in op langdurige klantrelaties en hospitality, zodat hun facilitaire medewerkers nét dat extra beetje kunnen doen.

Zo focussen medewerkers o.a. op:

• Geurbeleving;
• Het meten van klantervaringen;
• Gasten de weg wijzen.

‍Data gestuurd schoonmaken

‍De “unique sellingpoints” van EW zijn: hospitality, wendbaarheid, innovatie en duurzaamheid.

Op het gebied van duurzaamheid hebben ze een mooie slag geslagen door schoon te maken met gestabiliseerd ozonwater, wat veel beter voor het milieu is. “Hier zijn we ontzettend blij mee en trots op”, aldus Stefan van der Worp, manager data en ICT bij EW.

Een mooi voorbeeld waar innovatie en wendbaarheid samenkomen, is het data gestuurd schoonmaken. Door het installeren van sensoren die o.a. de temperatuur en luchtvochtigheid meten, kunnen ruimtes zoals vergaderzalen data gestuurd worden schoongemaakt. Zodra een ruimte vrijvalt, kunnen zij data uitlezen van de sensoren doordat er geen beweging meer is of als de CO2 waarde daalt. Dan gaat er een signaal naar de schoonmakers dat er schoongemaakt kan worden. Stefan legt uit: “Zo kunnen we met deze data ons schoonmaakmodel afstemmen op wat een klant nodig heeft.”

Een andere innovatie zit hem in robotica. Zo zet EW robots in die lange gangen stofzuigen. Ze zetten deze robots in om collega’s te ontlasten, die zich hierdoor kunnen focussen op specialistischer werk, zoals het schoonmaken van hoekjes.

Stefan: “Zo kunnen we met deze data ons schoonmaakmodel afstemmen op wat een klant nodig heeft.”

IT-visie en situatie

EW is een zeer vooruitstrevend en innovatief schoonmaakbedrijf. Ze kijken naar de toekomst, waarin ze een belangrijke rol zien weggelegd voor de cloud. Ze begrijpen dat de inzet van data een belangrijke impact heeft bij het innoveren. En daar gaat ons IT-hart natuurlijk sneller van kloppen!

Stefan vertelt: “Er zijn innovaties in mijn vakgebied die er aan komen, maar nog niet worden toegepast. Hierop ben ik een scan gaan maken van onze IT-infrastructuur en competenties om de volgende stap te bepalen.”

Uit deze scan bleek dat de IT-infrastructuur niet toereikend zou zijn. Datastromen konden niet worden ontsloten binnen de integratie, waardoor de IT-infrastructuur gemoderniseerd moest worden.

De oude technologie draaide op een geïnstalleerde server met de nodige nadelen:

• Onderhoud aan server;
• Beheersing en kennis nodig;
• Lage stabiliteit en continuïteit;
• Controle of data doorkomt.

Oplossing met Azure

EW had zelf al vooronderzoek gedaan naar een eventuele invulling en zat in de hoek van Microsoft Azure. Aangezien Referit een Microsoft Partner is, hebben ze bij ons aangeklopt met de vraag of deze moderniseringsslag op Azure mogelijk is én of Referit de juiste organisatie is om dit op te pakken.

Nadat voor beide criteria een groene vink werd gegeven, zijn Referit en EW samen gaan nadenken over een oplossing. Om de cloudstrategie van EW te volgen, is er gekozen om de integratielaag van “on premise” te migreren naar Azure.

Applicatie- en data integratie

De keuze om te migreren naar Azure zorgt voor de mogelijkheid tot applicatie- en data integratie binnen de IT-infrastructuur.

Applicatie integratie maakt het mogelijk om schoonmaak kwaliteitsrapportages op de juiste plek te laten landen. Vanuit een bronsysteem haalt Azure rapportages op en brengt ze naar de ERP (AFAS). Hierdoor zijn de rapportages direct inzichtelijk voor EW, maar ook voor de opdrachtgever. Dit heeft business value en laat transparantie zien naar de klant. Deze grote handmatige klus is nu dus geautomatiseerd.

Stefan: “Het eerste project ging zo goed, dat we werden geënthousiasmeerd om dit op grote schaal te gaan toepassen”.

Door het enthousiasme van EW over de succesvolle applicatie integratie, hebben ze direct gekozen om hun BI omgeving te integreren; data integratie. Zo is hun BI omgeving omgezet en praat Azure nu tegen meerdere bronnen om deze weer te laten landen op een database waar PowerBI aan is gekoppeld. “Het mooie hiervan is dat we medewerkers kunnen laten zien dat we met bepaalde data tot betere inzichten kunnen komen en daarop kunnen sturen”, aldus Stefan.

Voordelen van Azure migratie en integratie

Stefan benadrukt dat de Azure migratie enorm succesvol is geweest en veel heeft opgeleverd, zoals:

• Stabiliteit;
• Continuïteit;
• Focus op business value;
• Nieuwe inzichten;
• Efficiëntere business.

Daarnaast zorgt nieuwe technologie van Azure ervoor dat ze Data Science kunnen toevoegen. Hierdoor kunnen alle bronnen ontsloten worden waardoor nieuwe inzichten beschikbaar worden. Deze nieuwe inzichten dagen collega’s weer uit tot optimalisaties. Ook zijn de nachtelijke verladingen tussen de bronsystemen verkort van 6 tot 1 uur, “dat is echtbizar”, volgens Stefan.

Als laatste willen we nog even stilstaan bij Azure Cost Management. Een server staat namelijk 24/7 aan en daarvoor betaal je upkeep. Bij Azure heb je te maken met het “pay as you go” model. Dit maakt alle kosten direct inzichtelijk. Stefan laat weten hier nu “heel soepel en wendbaar” in geworden te zijn.

Samenwerkingsmodel: co-creatie en zelf doen

EW heeft een duidelijke kijk op wat ze zelf willen doen en wanneer ze co-creatie verwachten. “Binnen de IT-afdeling hebben we de filosofie dat wanneer we het zelf kunnen, we ook snel kunnen transformeren. Als we weten hoe het werkt, creëren we een minder afhankelijke positie en kunnen we zelf blijven groeien en bewegen”, legt Stefan uit.

In het begin deed Referit 80-90% van de integraties, maar door kennis te delen met EW, hebben we dit kunnen omdraaien. Voor de specialistischere integraties kloppen ze nog bij Referit aan, maar de rest doen ze nu zelf.

Tijdens het project werd ook aan Referit de vraag gesteld om EW te inspireren om nog meer innovaties waar te maken binnen de nieuwe technologie. Zo zijn voor de kleine dingen een besluit genomen dit direct mee te innoveren en grotere dingen zijn voor nu even geparkeerd.

Stefan: “Dit was de perfecte samenwerking waarin we constant konden afstemmen op inzet, precies conform verwachting”.

Hoe kijkt EW naar de samenwerking met Referit?

Stefan vertelt, “Ik ben heel erg blij dat we een goed samenwerkingsmodel hebben gevonden, waarin we enerzijds met co-creatie iets hebben kunnen neerzetten en ook samen aan de knoppen hebben gezeten.” Door het delen van kennis met EW werd een kantelpunt bereikt dat ze minder afhankelijk van Referit werden. “Dit was de perfecte samenwerking waarin we constant konden afstemmen op inzet, precies conform verwachting”.

Ook hebben beide partijen in het begin duidelijk uitgesproken wat de verwachtingen zijn na afronding van het project. Want hoe gaat de support en dienstverlening er dan uit zien? Aangezien het voor EW nog erg moeilijk was te beoordelen wat ze zelf zouden kunnen, is er eerst een opzet gemaakt. Na afronding is hier samen een invulling aan gegeven.

Hierdoor zijn we tot een langdurig samenwerkingsmodel gekomen, inclusief onderhoud, service en support. “Jullie dachten mee in de behoeftes die we hebben geuit en dat wordt erg gewaardeerd”, laat Stefan weten.

Wij willen Stefan van de Worp en EW bedanken voor het vertrouwen in Referit en de fijne samenwerking tijdens dit project.